Estilo de vida

31 Formas Simples De Maximizar La Eficiencia En Su Oficina En El Hogar

Con tantos usos y definiciones de las oficinas en casa, es imposible saber cuántas hay en el mundo, pero hay algunas verdades universales sobre trabajar en casa.

Pau PadrónFebruary 5, 2023 · 5 min. read
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Tu oficina en casa puede ser muchas cosas: un lugar para trabajar sin interrupciones; una forma de obtener un poco de alivio en sus impuestos, o tal vez su oficina en casa sea la fuente de su sustento. Con tantos usos y definiciones de las oficinas en casa, es imposible saber cuántas hay en el mundo, pero hay algunas verdades universales sobre trabajar en casa.

Un problema importante es la cantidad de tiempo que solemos perder en una oficina en casa.

Hay muchas razones por las que el tiempo parece pasar desapercibido en una oficina en casa y, por lo general, no se debe a que estemos tan concentrados y trabajando tan duro. De hecho, incluso con nuestro compromiso anual en esta época del año de ser más productivos y hacer más, la eficiencia del trabajo aún está por debajo de su potencial. Admítelo, podrías estar haciendo mucho más en tu oficina para ser productivo en un día determinado.

Es un Año Nuevo y es probable que ya esté tomando algunas resoluciones para 2013. ¿Por qué no hacer que la mayor parte de sus promesas se hagan a sí mismo en algo que lo ayudará a largo plazo? Después de todo, el aumento de la productividad en esa oficina en casa generalmente significa dos cosas: mayores ganancias y más tiempo fuera de la oficina. ¿Cuánto tiempo pierde preparándose para trabajar? ¿O "ponerse al día" con otras cosas antes de estar realmente ocupado? ¿No preferirías obtener ganancias o usar ese tiempo extra para hacer algo divertido y gratificante fuera de tu carrera? Es asombroso cuánto es posible cuando simplemente maximizas la eficiencia en tu oficina en casa.

1. Reclame un espacio: si aún no lo ha hecho, su primer paso para una oficina en casa productiva es conseguir una oficina. Necesita tener un lugar en su hogar que sea solo suyo y esté listo para trabajar en cualquier momento que lo esté. Esta no debería ser la sala de computadoras de su familia o una computadora portátil que generalmente vive junto al sofá. Deje espacio para un escritorio pequeño; incluso puede convertir un armario en una oficina inteligente si tiene un poco de experiencia con herramientas manuales.

2. Limpie las distracciones:  una vez que haya establecido su oficina, deshágase de cualquier cosa que pueda distraer o ser negativa en el espacio. Mantener su caminadora junto al escritorio, por ejemplo, podría volverlo loco pensando en hacer ejercicio, y cómo debería hacer más, en lugar de trabajar. Lo mismo puede decirse de los televisores u otros artículos del hogar que pueden resultar una distracción.

3. Personaliza tu espacio : dado que este es tu escritorio o área de trabajo, debe personalizarse para que te sientas cómodo en el espacio. Tu oficina en casa puede necesitar algo más que un escritorio y una silla: por ejemplo, si pasas tiempo leyendo manuscritos o documentos extensos, considera un sillón en la esquina con una buena lámpara. También puede ser necesaria una mesa grande si a menudo distribuye papeles o celebra reuniones con clientes en casa. Una vez que haya configurado su espacio a su gusto, podrá moverse más rápidamente por el espacio y ponerlo todo en uso.

4. Establezca horas de trabajo: para maximizar realmente sus horas de trabajo, debe haber establecido horas de trabajo. Puede trabajar en un horario "típico" de 8 a 5, o tal vez prefiera acortar sus horas ya que está siendo muy eficiente y trabaja solo de 9 a 3 todos los días. A menos que tenga una empresa matriz que dicte su disponibilidad, puede establecer el tipo de horario que desee.

5. Mantenga sus horas: No es suficiente tener sus horas; usted tiene que mantenerlos también. Asegúrese de estar en su silla, trabajando, a las 8 de la mañana y dé por terminado el día alrededor de las 5 si esa es su hora establecida. Es posible que se dé cuenta de que puede ajustar su horario más tarde para que sea más eficiente para usted, pero no se acostumbre a estirar sus horas, solo invita a perder el tiempo.

6. Separar las computadoras del trabajo y del hogar: no solo es necesario si desea reclamar una deducción por oficina en el hogar en su declaración de impuestos, sino que debe mantener las áreas de trabajo y de juego separadas de todos modos. Compre una computadora portátil económica para que su familia la use como computadora doméstica y mantenga su computadora de trabajo fuera de los límites. Esto no solo protege la confidencialidad, sino que también le permite trabajar y concentrarse sin interrupciones.

7. Pruebe diferentes marcos de tiempo: si está trabajando para maximizar la eficiencia y no está sujeto a un horario de trabajo en particular, considere usar diferentes marcos de tiempo para ver cuándo se siente más productivo. Puede encontrar que la mañana temprano es más productiva; empezar a trabajar a las 4 o 5 de la mañana, por ejemplo, y terminar al mediodía. Alternativamente, puede preferir un horario nocturno lejos de las distracciones del día.

8. Revise el correo electrónico tres veces:  el correo electrónico es una de las mayores pérdidas de tiempo en los negocios. Para minimizar esta distracción, simplemente cierre su programa de correo electrónico. Ni siquiera lo abra (a menos que su jefe haya dicho lo contrario, por supuesto). Trabaje con su correo electrónico cerrado y revíselo solo tres veces al día: aproximadamente una hora después de que haya comenzado a trabajar ese día, justo después del almuerzo y antes de cerrar la tienda por el día.

9. Instale software de bloqueo: existen programas que lo ayudan a mantenerse al día mientras trabaja. Si tiene la costumbre de deambular para ver las noticias o se siente obligado a echar un vistazo a su foro favorito durante el tiempo de trabajo, descargar un programa que bloquee los sitios que pierden la mayor parte del tiempo puede ser una gran ventaja.

10. Use temporizadores en línea: otra gran característica en línea es el temporizador digital que está disponible para su computadora. Configure un temporizador como CookTimer o FocusBooster, y luego puede comenzar a trabajar sin tener que estar pendiente del reloj. Permítase una hora para un proyecto en particular y divida las cosas con su cronómetro, o programe el cronómetro para que le avise de otras obligaciones, como recoger a los niños de la escuela, para que tenga distracciones mínimas.

11. Planifique a largo plazo: en lugar de organizarse para el día y trabajar solo en su lista de cosas durante unas pocas horas, planifique a largo plazo para que pueda ver cuántos proyectos grandes deben dividirse y cuándo otros. obligaciones pueden interferir con sus horas regulares de trabajo. Saber de antemano significa que tiene más tiempo para planificar las distracciones.

12. Use calendarios en línea: cree un calendario especial en Outlook o use un calendario de Google específico para realizar un seguimiento de todo su trabajo habitual en la oficina de su hogar. Esto también se puede sincronizar con la computadora de su oficina habitual y varios dispositivos personales para mantenerlo actualizado sobre reuniones, llamadas telefónicas, proyectos y cualquier cantidad de elementos. Cuanto más registre en su calendario, más preparado estará todos los días para simplemente marcar las cosas de una lista.

13. Trabaje pequeño, grande, pequeño:  cuando se siente a trabajar todos los días, establezca un patrón particular que sea diferente de su rutina típica. Comience con un proyecto pequeño, que no sea revisar el correo electrónico, y luego, una vez que la tarea pequeña esté completa, pase a la tarea más importante del día. Una vez que haya terminado ese día, relájese nuevamente con algunas tareas pequeñas para relajarse.

14. Deje el trabajo listo para mañana: asegúrese de nunca salir de la oficina sin estar preparado para la próxima vez que se siente a trabajar. Esto puede ser tan evidente como abrir el documento que necesitará a primera hora de la mañana, o tan sutil como hacer una lista rápida de tareas pendientes en Outlook o el Bloc de notas y dejarla en la pantalla. Un pequeño cuaderno de papel puede servir para el mismo propósito. Tener el trabajo listo cuando te sientas significa que puedes comenzar más rápido y tener menos distracciones.

15. Utilice listas de tareas pendientes: como se mencionó anteriormente, una lista diaria de tareas pendientes puede ser un gran ahorro de tiempo. Mientras trabaja el lunes, anote las diversas cosas que debe hacer el martes a medida que se le ocurran. A menudo, su mente trabajadora tendrá estas cosas listas y resueltas, mientras que llegar frío el martes significaría calentar y pensar en ellas en el momento. Usar una lista de tareas pendientes del día anterior, o incluso de la hora anterior, significa saltar a las tareas y saltarse el entrenamiento de la memoria mental.

16. Desconecte el teléfono de su casa: si todavía tiene uno, desconecte el teléfono de su casa durante el día. Si tiene hijos u otras personas que pueden llamar en caso de emergencia, baje el timbre y deje visible el identificador de llamadas. Esto también se aplica a su teléfono celular; cuando entre una llamada, mire el identificador de llamadas para determinar si es importante. Si no es crucial, déjelo ir al correo de voz, puede manejarlo más tarde.

17. Tome descansos: generalmente, somos más productivos durante aproximadamente una hora a la vez. Divide tu trabajo en bloques de una hora si puedes, o al menos usa un cronómetro para saber cuándo has trabajado una hora. Una vez que llegues a esa marca de hora, súbete, prepárate un trago, haz algunos estiramientos y vuelve a poner la sangre en movimiento. Tómese unos minutos para moverse y luego siéntese y vuelva al trabajo. Los descansos largos tienden a causar una pérdida de concentración.

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18. Limite las horas de trabajo: si está acostumbrado a trabajar una jornada de ocho horas, puede encontrar que trabajar en casa, sin las distracciones de la oficina, requiere mucho menos tiempo. Intente acortar su día primero a siete horas y luego a seis. Es posible que te des cuenta de que puedes hacer la misma cantidad de trabajo en cuatro horas una vez que te abroches y te concentres.

19. Recompénsate a ti mismo: las recompensas son muy motivadoras, incluso cuando solo nos recompensamos a nosotros mismos. Configure un sistema en el que pueda tener un descanso más largo durante el día para el tipo de cosas con las que generalmente disfruta perder el tiempo. Por ejemplo, puede tomar los quince minutos después del almuerzo para navegar por la red y leer las noticias, o tomar quince minutos después de haber hecho cuatro horas de trabajo esa mañana. Saber que te estás preparando para un descanso divertido mantendrá tu energía alta.

20. Mantenga una lista de tareas del hogar: probablemente ya tenga una lista de tareas pendientes del trabajo, o debería hacerlo, pero también es importante comenzar otra lista de tareas pendientes en su escritorio, incluso si es solo una hoja adhesiva. nota o en un pequeño cuaderno. El objetivo de esta lista de cosas por hacer es sacar de tu mente todas las cosas que saltan a tu mente para que puedas concentrarte. Por ejemplo, si se encuentra pensando en hacer pastelitos más tarde para la clase de su hijo, simplemente anote "hacer pastelitos" y no tendrá que pensar más en eso: ¡más poder mental para el trabajo!

21. Haz una lista de reproducción para el trabajo: la música puede hacer mucho para motivarte mientras trabajas. Si tienes canciones que te animan y te motivan, crea tu propia lista de reproducción. El truco aquí es hacer una lista de reproducción que sea alegre y vigorizante, pero que no distraiga. Si no tiene su propia música para usar, intente crear diferentes canales en Pandora para encontrar la combinación perfecta de rock clásico, jazz suave o melodías instrumentales.

22. Establece una Rutina: Dentro de cada día, cada semana y cada mes debes tener una rutina. Cuando tiene una rutina establecida, instintivamente sabe lo que viene a continuación y podrá pasar de una tarea a otra fácilmente. Por ejemplo, puede realizar tareas de contabilidad el primer lunes de cada mes, o puede actualizar su blog todos los martes y jueves por la mañana antes de consultar el correo electrónico.

23. Publique sus horas de trabajo: si trabaja con otras personas de manera rutinaria, puede reducir las interrupciones fuera del horario laboral y las oportunidades perdidas publicando sus horas de trabajo en línea. Si usa Skype u otra mensajería instantánea, por ejemplo, puede configurar un mensaje saliente que indique su horario de trabajo para que otros lo vean. También puede configurar una respuesta automática a sus correos electrónicos para que los clientes sepan que responderá sin veinticuatro horas o durante su tiempo de trabajo programado.

24. Contrate a un asistente virtual: cuando se encuentre atascado en tareas que simplemente no requieren tanto tiempo o esfuerzo, considere contratar a un asistente virtual. Un asistente virtual es el equivalente moderno a la secretaria de los “viejos tiempos”, pero mucho mejor porque él o ella está en línea contigo. Subcontrate algunas cosas a su VA a medida que crea confianza en ellos, y reducirá drásticamente el trabajo ocupado.

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25. Cortar proyectos extraños:  hay muchas cosas en las que los propietarios de pequeñas empresas piensan que terminan siendo una pérdida de tiempo en lugar de hacer dinero. Puede ser que aumentar su eficiencia sea tan fácil como eliminar las partes no rentables de su negocio: optimice los elementos rentables de su negocio desde casa y podrá concentrarse en ellos y eliminar las cosas que causan la pérdida de tiempo y recursos.

26. Trabaje horas no convencionales: si encuentra que las horas diurnas convencionales están demasiado llenas de familia, timbres, llamadas telefónicas y otros líos que son parte de lo que llamamos vida, considere trabajar horas no convencionales en su lugar. Esto es aún más fácil si normalmente trabaja menos de cuarenta horas a la semana; simplemente cambie sus horas a la mañana temprano o tarde en la noche para evitar molestias adicionales.

27. Considere el cuidado de niños: si ha estado tratando de trabajar con niños en casa, la mejor oficina en casa no lo aislará de la mayoría de sus distracciones. Considere algún tipo de cuidado de niños para una oficina en casa tranquila, o simplemente esquive las distracciones trabajando mientras su hijo duerme o está en la escuela.

28. Organice contactos: si aún no lo ha hecho, invierta en un buen teléfono inteligente como su teléfono comercial y luego use ese teléfono para almacenar cada número que llega a través de su negocio. Con todos sus números almacenados cuidadosamente con nombres, empresas y notas en sus contactos, puede realizar llamadas sin esfuerzo en cualquier momento.

29. Organice los archivos de su computadora: Buscar documentos no es un buen uso de tiempo o esfuerzo. Bloquee una tarde en su calendario y simplemente limpie su escritorio y ordene sus archivos. Una vez que tenga todo limpio y organizado, haga una copia de seguridad de todo o considere almacenar los archivos en una aplicación en la nube protegida con contraseña para que estén seguros y disponibles en cualquier momento.

30. Mantenga el papeleo limpio: no importa cuánto de su negocio haga en línea, todavía habrá papeleo físico para manejar. Haga un cajón especial de archivos para el papeleo comercial y manténgase organizado. Archiva los documentos de inmediato para almacenarlos o coloca los elementos de acción en una bandeja especial para incluirlos en tu jornada laboral. Revisar los papeles puede ser una gran distracción, así que maneje el papeleo solo una o dos veces durante su día de trabajo.

31. Incluya esfuerzos de limpieza semanales: finalmente, una vez que tenga un sistema de horarios y distracciones mínimas, mantenga los esfuerzos de su organización dejando tiempo en su horario para organizar su oficina en casa y sus archivos. Todos los viernes, por ejemplo, antes de apagar la computadora durante el fin de semana, considere tomarse quince minutos para organizar sus archivos más nuevos en la computadora, sacar la basura y pasar la aspiradora para que todo esté fresco y listo cuando llegue. de vuelta el lunes.

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A menudo, lo que funciona para una oficina en casa es inútil en otra. La mejor manera de encontrar lo que es más eficiente y funciona mejor en el espacio de su oficina en el hogar es simplemente probar diferentes patrones y rutinas hasta que encuentre lo que lo hace sentir que está trabajando de la mejor manera. Debes salir de tu oficina en casa al final de tu ajetreado día sintiéndote realizado y listo para relajarte y disfrutar de tu tiempo libre. ¡No hay tiempo cara a cara en una oficina en casa!

 

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