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Hot-Desking: ¿Deberías Esquivar Esta Nueva Tendencia?

¿Conoces el hot-desking? Obtenga más información sobre esta nueva tendencia emergente en el lugar de trabajo para saber que puede mejorar la productividad y la motivación en el trabajo.

Yaiza del ValleFebruary 5, 2023 · 5 min. read
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El dicho "todo lo viejo es nuevo otra vez" sigue apareciendo, y la tendencia reciente hacia el regreso de los escritorios compartidos es un excelente ejemplo. Presentado por primera vez en los años 80, el hot-desking involucra a los empleados que ya no tienen su propio espacio de oficina, o incluso su propio escritorio personal, la compañía crea una lista de escritorios rotativos a la que los empleados pueden inscribirse según sea necesario.

Idealmente, esto evita que los empleados que no usan su escritorio con regularidad ocupen espacio y aumenta la flexibilidad en el espacio de trabajo. Pero hay algunos problemas con el uso compartido de escritorios, y antes de pasar a usar esta práctica, hay algunas cosas importantes a considerar.

¿Por qué Hot-Desk?

Como se mencionó, el hot-desking está destinado a aumentar la flexibilidad de los empleados y hacer un buen uso del espacio y también se piensa que mejora la colaboración entre los empleados. Los empleados pueden tener la oportunidad de conocer a personas de otros departamentos que de otro modo no conocerían, lo que podría crear una cultura de oficina más social y una conexión personal que podría beneficiar el trabajo entre departamentos.

Hot-desking está diseñado para una oficina flexible y móvil, y empleados flexibles y móviles, y depende de la tecnología para que funcione de la mejor manera posible.

Sin embargo, la práctica requiere una gestión cuidadosa. Si bien podría ser una forma adecuada de avanzar para los miembros del personal que no están en la oficina con mucha frecuencia, existen algunos problemas de salud y seguridad que surgen cuando varias personas usan un solo espacio de trabajo en el transcurso del día.

Por ejemplo, las estaciones de trabajo de la oficina deben configurarse para las necesidades del empleado y también debe proporcionarse el equipo adecuado para cada empleado. También vale la pena señalar que existen problemas de higiene y limpieza que ocurren si los empleados usan el mismo equipo, así como problemas psicológicos por estar aislado de los supervisores o colegas.

También existe un mayor riesgo de lesiones por esfuerzo repetitivo y trastornos musculares relacionados si el espacio de trabajo no está configurado correctamente o si las sillas de oficina ergonómicas no se usan correctamente.

Hot-Desking no es tan caliente

Desafortunadamente, no importa qué tan bien se administre, el simple hecho es que a la mayoría de los empleados les desagradan los escritorios compartidos. Las encuestas han encontrado niveles más bajos de satisfacción del personal en entornos de escritorios compartidos, incluida la irritación porque no hay espacio para las pertenencias personales, la frustración por las estaciones de trabajo que se cree que están en mejores posiciones y la molestia por tener que empacar y cargar papeles, como así como por el ruido de los colegas en las oficinas de planta abierta.

La falta de privacidad percibida y la incapacidad de los empleados para establecer un 'nido' desde el cual puedan realizar un trabajo enfocado también son problemas importantes. En conjunto, estos problemas significan que el uso compartido de escritorios en realidad puede disminuir la productividad. Cada día se desperdicia una cantidad significativa de tiempo, por ejemplo, solo en preparar la estación de trabajo para que cada persona la use antes de que pueda sentirse cómoda y realizar una tarea enfocada.

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Y poder concentrarse realmente parece ser el elemento más importante en términos de aumento de la productividad, mucho más que la colaboración o la socialización. En signos ominosos de la tendencia de los escritorios compartidos, las interrupciones de los compañeros de trabajo, las distracciones visuales y auditivas se combinan para reducir la capacidad de realizar tareas enfocadas.

Cómo lidiar con el calor

Si su empresa está decidida a impulsar la tendencia de los escritorios compartidos, aquí hay algunas preguntas que puede responder a sus empleados para ayudarlos a administrar el cambio. ¡Después de todo, los empleados satisfechos significan un mejor entorno de oficina y más productividad para la empresa!

  • ¿Todos los escritorios son de uso gratuito? ¿Necesitas reservarlos? ¿Hay restricciones?
  • ¿Cómo funciona el sistema telefónico? ¿Siguen existiendo las líneas fijas? ¿Se transfiere a un escritorio diferente cada día? ¿O todos son móviles ahora?
  • ¿Todos tienen una computadora portátil y, de ser así, se pueden conectar a todos los escritorios? ¿Tus empleados tienen perfiles itinerantes?

También se beneficiarán de los siguientes consejos, que deben tenerse en cuenta durante cualquier tipo de cambio de lugar de trabajo:

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  • Organícese usando una lista de tareas o un archivo de recordatorio
  • Aprovecha la oportunidad de reducir la cantidad de archivos
  • Averigüe cómo almacenar su material de referencia
  • Asegúrese de aprender qué herramientas usa cada día
  • Pregunte qué debe hacer si necesita algo de tiempo a solas.
  • Aprende a concentrarte y aprende a lidiar con las interrupciones.

Finalmente, estas tareas diarias les ayudarán a mantener una rutina, lo cual es crucial en este tipo de entorno flexible:

  • Limpie el escritorio para garantizar un espacio limpio y ordenado, especialmente cuando hay enfermedades en la oficina.
  • Cambie la configuración del escritorio, especialmente la silla y la altura del monitor, para que tenga un entorno de trabajo óptimo
  • Disfrute de ser social haciendo contactos y aprenda sobre posibles áreas para el desarrollo futuro

Crédito de la foto destacada: Morgan Lovell a través de morganlovell.co.uk

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