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5 Formas Sencillas De Crear Un Espacio De Trabajo Más Productivo

Una oficina desordenada perjudica la productividad. La implementación de estos cinco cambios lo ayudará a lograr más cada vez que se siente en su escritorio.

Sara ArriagaFebruary 5, 2023 · 5 min. read
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¿Alguna vez ha notado cómo los espacios de trabajo se ven tan simples y organizados en fotografías de archivo? Ya sabes, ¿te gusta la imagen que he usado para este artículo? ¡Esa configuración es tan eficiente que parece que el trabajo prácticamente se hará solo! Dáme un respiro. El escritorio de nadie realmente se ve así. Lo que puede ser un problema cuando se trata de productividad.

Cómo afecta su espacio de trabajo físico a la productividad

En 2011, OfficeMax realizó una encuesta sobre la organización del espacio de trabajo en la que participaron más de 1000 adultos. Un sorprendente 77% de los participantes dijo que el desorden daña su productividad.

La desorganización hace que sea difícil encontrar cosas, y el tiempo que dedica a buscar entre montones de papeles y carpetas revueltos es tiempo que podría haber estado usando para realizar una tarea.

Más de la mitad de todos los encuestados en la encuesta de OfficeMax dijeron que "la desorganización afecta su estado de ánimo y niveles de motivación". Tarde o temprano, comienzas a sentirte enterrado bajo el conglomerado de materiales que has acumulado. Poner en orden su oficina o cubículo ayudará a reducir el estrés y aumentar la productividad.

Cambios realistas que lo ayudarán a organizarse y ser productivo  

Supongo que cuando empezaste a trabajar para tu empleador actual, el desorden que ahora enfrentas todos los días no era necesario para un trabajo bien hecho. ¿Tengo razón? Así que no hay ninguna razón por la que no puedas volver a lo básico de una estación de trabajo más minimalista hoy. No te preocupes, tu foto familiar puede quedarse donde está.

1. Identificar los elementos esenciales

Un buen lugar para comenzar es identificar qué elementos necesita para realizar su trabajo. Estamos volviendo a lo básico, aquí. Determine cuáles son sus elementos esenciales y luego asigne a cada artículo un lugar designado donde esté siempre al alcance de la mano.

¿Qué debe hacer con los elementos no esenciales que ha tenido por ahí? Tirarlos, archivarlos, regalarlos o devolverlos a la persona o lugar apropiado.

2. Establezca un sistema de archivo

Dependiendo de la línea de trabajo involucrada, los sistemas de archivo a menudo varían de persona a persona. Pero hay algunos conceptos básicos recomendados a tener en cuenta al determinar su método.

  • Separe “leído” de “no leído”: Los trabajos que ya ha leído deben colocarse en una carpeta o bandeja separada de los trabajos que aún no ha leído.
  • Categorización: Una vez que haya leído un documento, categorícelo apropiadamente. Para algunas personas, esto significa codificar con colores los papeles con etiquetas de archivo post-it para distinguir los elementos de gran importancia de las tareas diarias estándar. Otros pueden preferir archivar documentos de acuerdo con proyectos o clientes particulares. Elija el método de categorización que tenga más sentido para su trabajo y, esta es la parte más importante, ¡siga con él!

3. Minimiza el ruido

¿Ha adoptado su oficina un plano de planta abierto? Si es así, se ve obligado a trabajar en medio de un ruido molesto. Un estudio publicado por la Universidad de Cornell informa que el ruido reduce la productividad, aumenta el estrés y las enfermedades, y puede disminuir la satisfacción laboral.

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Su productividad también disminuye cuando escucha música, según el neurocientífico cognitivo Daniel Levitin y un número creciente de estudios de investigación sobre el tema. “En casi todos los casos, tu desempeño en tareas intelectuales como leer y escribir sufre considerablemente cuando escuchas música”, explica Levitin.

¿Qué debes hacer? Dado que pedir su propia oficina probablemente esté fuera de discusión, intente invertir en algunos auriculares con cancelación de ruido y renuncie a la música mientras está en el trabajo.

4. Prepare su área de trabajo con anticipación

Solo se necesitan cinco o diez minutos para preparar su espacio de trabajo para el día siguiente. Dedique unos diez minutos todas las noches antes de salir de la oficina para limpiar su escritorio de basura, limpiar tazas y otros platos, instalar las actualizaciones necesarias en su computadora y crear una lista de tareas pendientes para el día siguiente. Estos pocos minutos de organización le permitirán llegar al trabajo cada mañana a un espacio de trabajo funcional que fomenta la productividad.

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5. Ordene el escritorio de su computadora

Muchos trabajadores de oficina no solo se sienten abrumados por la cantidad de desorden en su escritorio físico, sino que también se estresan por el estado de su escritorio digital. Si está trabajando en un entorno de oficina, es muy probable que dependa en gran medida de una computadora para llevar a cabo sus funciones. Por lo tanto, es importante mantener esta parte de su espacio de trabajo limpia y funcional.

Cree un sistema de archivo digital que proporcione un acceso rápido y fácil a todos sus documentos. Una vez más, la estructura de este sistema dependerá de sus preferencias y función laboral, pero hay algunas pautas que lo ayudarán.

  • Evite poner todo en una carpeta: Esto prácticamente lo dice todo. Guardar todos sus archivos en la misma carpeta es como tirar todos sus papeles y suministros de oficina en un cajón del escritorio. ¡Que desastre!
  • La categorización lógica es clave: intente tomar el mismo método de categorización que eligió para su sistema de archivo en papel y aplicarlo a sus documentos digitales.
  • No te excedas con las subcarpetas: las subcarpetas son geniales. Pero tenga cuidado de no complicar demasiado su sistema con demasiados de ellos. Cuando los archivos importantes están a cuatro o cinco clics de distancia, su intrincado sistema de almacenamiento comienza a ser una pérdida de tiempo en lugar de un ahorro de tiempo.

Un espacio de trabajo y los elementos que contiene deben facilitar la productividad en lugar de entorpecerla. La implementación de estos cinco cambios lo mantendrá bien encaminado para lograr más cada vez que se siente en su escritorio.

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