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De Despegado A Comprometido: 5 Reglas Para Llevar A Cabo Reuniones Productivas

Con un poco de esfuerzo y aportes, puede hacer que las reuniones sean productivas y estimulantes para todos los involucrados.

Gael CuevasFebruary 5, 2023 · 5 min. read
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No se puede negar que las reuniones tienen un historial de ser aburridas, lentas y contraproducentes... pero no tienen por qué serlo. Con un poco de esfuerzo y aportes, puede hacer que las reuniones sean productivas y estimulantes para todos los involucrados.

#1 Considere las líneas de tiempo

Al establecer una reunión de rutina, consulte a otros sobre sus horarios de reunión preferidos e intente hacer un arreglo global. Explique su motivación al pedir a las personas sus preferencias; lo pregunta porque durante las reuniones desea que cada empleado sea lo más activo y colaborativo posible .

Ya sea que las reuniones de la mañana sean demasiado temprano o las reuniones después del almuerzo hagan que los miembros se sientan lentos, los empleados que se sientan escuchados corresponderán a su aprecio. Expresar opiniones hace que las personas se sientan más involucradas en las próximas reuniones y más responsables cuando se trata de ser un participante comprometido.

#2 Resúmalos y déjalos en blanco

Dé a sus oyentes una razón para preocuparse tomándose el tiempo para explicar por qué el tema que se aborda es lo suficientemente importante como para requerir una reunión. Haga fluir las ideas de los miembros enviando una agenda con viñetas lo antes posible.

Además de proporcionar una copia de la agenda de la reunión, también proporcione espacios en blanco para los detalles que se definirán durante la reunión. (Por ejemplo, deje espacio para completar los plazos confirmados o los líderes de equipo designados, etc.) Al mostrar un espacio en blanco, las personas harán la conexión de que deberían estar haciendo más que solo escuchar.

#3 Solicitar información

Simplemente explicar su deseo de comunicación cruzada y lluvia de ideas no funcionará; las personas primero necesitan sentirse lo suficientemente cómodas para colaborar. Su voluntad estará en correlación directa con sus tácticas de liderazgo.

Si quiere que la gente contribuya, tendrá que fomentar un foro abierto y de apoyo en el que los únicos tipos de críticas que se hagan sean las constructivas sobre las que la gente pueda basarse.

Separe una sección de la reunión específicamente para comentarios para que otros sepan que sus voces son alentadas. Mientras está siendo considerado con el marco de tiempo, también recuerde ser paciente con su enfoque, brinde a las personas la oportunidad de levantar la mano y tener la palabra.

#4 Agite las cosas

Si desea que los miembros de la reunión se queden dormidos, entonces mantenga la fórmula de cada reunión exactamente igual. Sin embargo, si desea que sus reuniones tengan un poco de entusiasmo, entonces debe animar las cosas.

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Asigne a algunos participantes para que encabecen ciertos temas o partes de las reuniones. Abra con un video breve e inspirador para generar un pensamiento creativo. Marque cada reunión con un tema o programe oradores invitados externos para despertar intereses y conocimientos. No importa lo que haga, al cambiar la rutina normal mantendrá a los participantes alerta.

#5 Haga seguimiento y agradezca

No puede esperar que todos estén en su mejor momento durante cada reunión, es posible que se requiera algo de tiempo para que se formen sugerencias estelares. Solicite que los miembros envíen un correo electrónico de seguimiento (al final del día, al final de la semana) que destaque cualquier idea nueva inspirada en la reunión. Muestre que valora sus aportes usando sus respuestas como puntos de partida para su próxima reunión.

Obviamente, debe agradecer a todo su personal por sus contribuciones al final de la reunión, pero tómese el tiempo para mencionar a los participantes en particular por su nombre en reconocimiento a sus extensos esfuerzos. Este tipo de reconocimiento da un impulso a los empleados activos, mientras enciende un fuego debajo de todos los demás al alcance del oído.

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¿Qué reglas sigue para que las reuniones sean productivas?

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